Voor een vertrouwelijk en veilig klokkenluiderskanaal kunt u dit formulier gebruiken. 

1. Doel

1.1 Wij streven er altijd naar om zaken te doen met de hoogste normen van integriteit en eerlijkheid. Wij rekenen erop dat al onze werknemers en medewerkers dezelfde normen aanhouden bij alles wat ze doen. Daarom stimuleren wij iedereen om alle vermeende wanpraktijken door het bedrijf of zijn werknemers, arbeiders, aannemers of vertegenwoordigers die niet aan deze bedrijfsprincipes voldoen, te melden.

1.2  Het beleid is bedoeld om ons te helpen bij het vroegtijdig ontdekken van ongepast gedrag of ongepaste praktijken in ons bedrijf. Daarnaast is het bedoeld om alle werknemers te voorzien van de relevante informatie, zodat zij begrijpen welke procedure er moet worden gevolgd wanneer zij hun bezorgdheden uiten over wanpraktijken die volgens hen in ons bedrijf hebben plaatsgevonden of mogelijk zullen plaatsvinden. In dit beleid wordt onder 'medewerker' of 'medewerkers' verstaan: werknemers, zelfstandige aannemers, aandeelhouders, management, vrijwilligers, stagiairs, sollicitanten en ex-werknemers. Iedereen die een melding doet in het kader van het beleid wordt gedefinieerd als een 'meldende persoon'. Dit beleid voldoet aan de Public Interest Disclosure Act 1998 (Britse wet op openbaarmaking van informatie in het algemeen belang) en de Europese klokkenluidersrichtlijn.

1.3 We willen een sfeer van openheid creëren waarin werknemers en medewerkers er vertrouwen in hebben dat ze elke redelijke reden tot bezorgdheid over onze bedrijfsactiviteiten aan ons kunnen melden, wetende dat dit serieus zal worden genomen, vertrouwelijk zal worden behandeld en dat er geen actie tegen hen zal worden ondernomen omdat ze de zaak ter sprake hebben gebracht.

1.4  De werknemers en medewerkers worden aangemoedigd om de onderstaande procedure te gebruiken als ze zich zorgen maken over wanpraktijken op het werk, inclusief strafbare feiten, het niet-naleven van wettelijke verplichtingen, een gerechtelijke dwaling, een gevaar voor de gezondheid en de veiligheid, een risico voor het milieu, schending van de voedselveiligheid en/of hygiëne, schending van gelijke kansen, niet professioneel of niet eerlijk handelen bij het voldoen aan de behoeften van onze klanten/cliënten, consumenten en leveranciers of het verzwijgen van een van deze zaken.

1.5   Dit beleid is niet contractueel, maar beschrijft de manier waarop we van plan zijn om met dergelijke kwesties om te gaan.

2. Omvang

2.1  Dit beleid en deze procedure zijn van toepassing op alle werknemers en medewerkers zoals hierboven vermeld, inclusief degenen met een contract voor bepaalde tijd, eventuele tijdelijke werknemers of uitzendkrachten. Het is bedoeld om mensen te beschermen die een 'beschermde melding' afleggen tijdens hun dienstverband (of de duur van het contract/de overeenkomst in het geval van medewerkers) en ook daarna. Daarnaast hebben ze de mogelijkheid om actie te ondernemen tegen eventuele represailles.

2.2  De werknemer of medewerker moet redelijkerwijs van mening zijn dat een melding in het 'algemeen belang' is, om beschermd te worden.

2.3  Opmerking: dit beleid is niet van toepassing op mogelijke schendingen van iemands arbeidsovereenkomst. Deze moeten worden behandeld via onze klachtenprocedure. Dit beleid is ook niet bedoeld om financiële of zakelijke beslissingen die door ons zijn genomen in twijfel te trekken, noch als middel om zaken te heroverwegen die al zijn behandeld in het kader van onze procedures voor pesten en intimidatie, klachten, disciplinaire maatregelen of andere procedures.

2.4  Het beleid dekt alle wanpraktijken binnen ons bedrijf en kan het volgende omvatten:

• een strafbaar feit;
• de schending van een wettelijke verplichting of een wettelijke gedragscode;
• een gerechtelijke dwaling;
• een gevaar voor de gezondheid en de veiligheid van een persoon;
• een risico voor het milieu;
• pogingen om het bovenstaande te verbergen.

2.5   De onderstaande lijst is niet volledig, maar geeft voorbeelden van het type zaken die aan de orde moeten worden gesteld:

• Misbruik van activa (waaronder winkels, apparatuur, voertuigen, gebouwen, computerhardware en -software);
• Het niet voldoen aan de juiste professionele normen;
• Omkoping, corruptie of fraude, waaronder het ontvangen of geven van geschenken of gastvrijheid in strijd met onze procedures;
• Het vervalsen van gegevens;
• Het niet nemen van redelijke stappen om een situatie te melden en te corrigeren die waarschijnlijk leidt tot aanzienlijke vermijdbare kosten of inkomstenderving voor ons bedrijf, of die ons bedrijf anderszins ernstig zou schaden;
• Het gebruiken van de macht en autoriteit van ons bedrijf voor ongeautoriseerde of oneigenlijke doeleinden;
• Het veroorzaken van schade aan het milieu.

2.6 Werknemers worden aangemoedigd om aan de bel te trekken bij misstanden. Als we in een vroeg stadium op de hoogte zijn van mogelijke misstanden, kunnen we de nodige maatregelen nemen om de belangen van alle werknemers en ons bedrijf te beschermen. De werknemer of medewerker hoeft de beschuldigingen niet te kunnen bewijzen, maar moet er redelijkerwijs oprecht van overtuigd zijn dat de informatie die hij/zij bekendmaakt waar is. Sommige beschuldigingen kunnen ongegrond blijken te zijn, maar we geven er de voorkeur aan dat het probleem of de bezorgdheid naar voren wordt gebracht, in plaats van dat we het risico lopen dat we een probleem niet in een vroeg stadium ontdekken.

2.7 Elke melding in het kader van dit beleid is vertrouwelijk en de identiteit van de meldende persoon wordt zo goed mogelijk beschermd.

3. Verantwoordelijkheid

3.1  De algehele verantwoordelijkheid voor het implementeren en monitoren van de effectiviteit van dit beleid ligt bij de CEO. Alle managers en supervisors/teamleiders spelen een cruciale rol in het aanmoedigen van werknemers en medewerkers onder hun toezicht om eventuele bezorgdheden te melden.

3.2 Alle werknemers of medewerkers die weten of redelijkerwijs vermoeden dat er binnen ons bedrijf fraude, diefstal of andere verdachte of onwettige handelingen plaatsvinden, moeten dit melden aan hun manager. Als ze zich niet in staat voelen om deze zaken aan hun lijnmanager te melden, moeten ze de onderstaande procedure volgen.

3.3 Alle werknemers en medewerkers, ongeacht hun functie of anciënniteit, mogen andere werknemers of medewerkers niet nadelig behandelen, noch lastigvallen of pesten op grond van het feit dat ze een bezorgdheid naar voren hebben gebracht in het kader van dit beleid. Ze mogen ook anderen niet aanmoedigen dit te doen en dergelijk gedrag niet tolereren. Er kunnen disciplinaire maatregelen, waaronder ontslag, worden genomen tegen elke werknemer die schuldig wordt bevonden aan dergelijk gedrag. Daarnaast kan een werknemer of medewerker die een collega heeft geïntimideerd, persoonlijk aansprakelijk zijn voor eventuele represailles.

4. Procedure

4.1  Een werknemer die zich zorgen maakt over een bepaalde vorm van wangedrag, kan dit in eerste instantie melden bij de manager. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren.

4.2  De melding mag anoniem zijn, hoewel we openheid aanmoedigen, zodat de juiste onderzoeken kunnen worden uitgevoerd.

4.3  Als de meldende persoon om wat voor reden dan ook vindt dat hij/zij de vermeende wanpraktijken niet kan melden bij de manager, moet de kwestie worden gemeld via de klokkenluidersprocedure via het formulier.

4.4  We bevestigen de ontvangst van een melding binnen de zeven dagen. Het kan noodzakelijk zijn een onderzoek uit te voeren, formeel of informeel, afhankelijk van de aard van de melding. We antwoorden binnen de drie maanden aan de meldende persoon en blijven updates geven totdat er een conclusie is.

4.5  Een meldende persoon kan vragen om een vertrouwelijk persoonlijk gesprek en de werknemer of medewerker kan een collega vragen om als begeleider op te treden.

4.6 Voor zover mogelijk wordt de meldende partij op de hoogte gehouden van de uitkomst van onderzoeken die we uitvoeren en welke actie eventueel is ondernomen. Er wordt niet geïnformeerd over zaken die de geheimhoudingsplicht tegenover anderen zouden schenden.

4.7  Werknemers of medewerkers worden aangemoedigd om eventuele bezorgdheid intern kenbaar te maken via deze procedure, maar er kunnen uitzonderlijke of dringende omstandigheden zijn waarin het gepast is om een bezorgdheid door te verwijzen naar een externe instantie. Dit is geheel naar eigen goeddunken van de meldende partij.

Voorbeelden van externe instanties kunnen zijn:

- de lokale toezichthouder voor gegevens (bijv. ICO in het VK);

- FSA (voor financiële meldingen);

- de lokale mededingingsautoriteit (bijv. Competition and Markets Authority in het VK).

4.8  We behouden ons ook het recht voor om een dergelijke doorverwijzing te doen zonder toestemming van de klokkenluider.

4.9 Als een werknemer een klacht heeft over zijn/haar persoonlijke omstandigheden, moet het normale klachtenbeleid voor werknemers worden gebruikt.

5. Bescherming

5.1  We verbinden ons ertoe dat geen enkele werknemer die te goeder trouw een melding doet in het kader van deze procedure wordt benadeeld als gevolg hiervan. We staan ook geen enkele vorm van represailles, pesten of andere nadelige behandeling toe van iemand die een bezorgdheid heeft gemeld in het kader van dit beleid.

5.2  Als iemand meent dat hij/zij wordt onderworpen aan een nadelige behandeling, pesten of intimidatie door iemand binnen ons bedrijf (met inbegrip van hun collega's en andere medewerkers) als gevolg van hun beslissing om een beroep te doen op deze procedure, moet hij/zij onmiddellijk de manager hiervan op de hoogte stellen (of deze zaak escaleren via het e-mailadres voor klokkenluiders). Er zal passende actie worden ondernomen om de persoon te beschermen tegen eventuele represailles.

5.3  Elke vorm van represailles, pesten of nadelige behandeling wordt behandeld in het kader van ons disciplinaire beleid.

6. Valse verklaringen

6.1 Als duidelijk wordt dat de procedure niet te goeder trouw is gebruikt, bijvoorbeeld om kwaadwillige redenen of om een persoonlijke wrok tegen een andere werknemer uit te vechten, is er sprake van wangedrag en wordt dit behandeld volgens ons disciplinaire beleid.

6.2 Volgens de Public Interest Disclosure Act 1998 (Britse wet op openbaarmaking van informatie in het algemeen belang) mogen meldingen aan personen buiten ons bedrijf alleen worden gedaan als de persoon in kwestie eerlijk en redelijkerwijs gelooft dat de beschuldiging waar is. Het uiten van kwaadwillige beschuldigingen over onze activiteiten aan externe personen, waaronder media of socialmediaplatforms, wordt beschouwd als ernstig wangedrag en tegen de persoon in kwestie kunnen disciplinaire maatregelen (tot en met ontslag) en/of juridische stappen worden genomen.

7. Extern advies

7.1  Als een meldende persoon extern advies wil inwinnen over de vraag of hij/zij een kwestie onder dit beleid aan de orde wil stellen, kan hij/zij dit doen via de relevante lokale instantie of een andere professionele adviseur.

Voorbeelden van instanties/adviseurs zijn:

-      Protect: een liefdadigheidsinstelling in het Verenigd Koninkrijk die zich inzet voor naleving van de wet en goede praktijken;

-      de aangestelde vertrouwenspersoon of de relevante cao-partner (FNV Horecabond of CNV Vakmensen) in Nederland;

-      Inspection du Travail in Frankrijk.

8. Gerelateerd beleid en documenten

• Beleid voor bedrijfsethiek en integriteit
• Beleid algemene gegevensbescherming
• Disciplinair beleid
• Beleid gelijke kansen
• Klachtenbeleid
• Gezondheids- en veiligheidsbeleid

De bovenstaande lijst is niet volledig.

9. Meer informatie

Voor vragen of opmerkingen over dit beleid moet je in eerste instantie bij je manager zijn.

10. Beleidseigenaar

Dit beleid is eigendom van en wordt gezamenlijk onderhouden door Head of HR en Head of Legal.

11. Herzieningsdatum van het beleid

Datum laatste herziening: Februari 2024