Privacyverklaring voor sollicitanten

1. Wat is het doel van dit document?

easyHotel UK Limited is een "gegevensbeheerder". Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn te bepalen hoe we persoonlijke informatie over u bewaren en gebruiken. Als u solliciteert om voor ons te werken (hetzij als werknemer, aannemer of anderszins), informeert dit document hoe en waarom uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt, namelijk voor het doel van werving, en hoe lang deze gewoonlijk zullen worden bewaard. Het biedt u bepaalde informatie die moet worden verstrekt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming ((EU) 2016/679) (AVG).

2. Gegevensbeschermingsbeginselen

We houden ons aan de wet en beginselen inzake gegevensbescherming, wat betekent dat uw gegevens:

Wettelijk, eerlijk en op een transparante manier worden gebruikt.
Alleen verzameld worden voor geldige doeleinden die we u duidelijk hebben uitgelegd en niet worden gebruikt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden.
Relevant zijn voor de doelen die we u hebben verteld en alleen voor die doeleinden worden bewaard.
Juist en actueel worden gehouden.
Slechts zo lang worden bewaard als nodig is voor de doeleinden die we u hebben verteld.
Veilig worden bewaard.

3. Het soort informatie dat we over u bewaren

In verband met uw sollicitatie om met ons te werken zullen wij de volgende categorieën persoonlijke informatie over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

De informatie die u ons hebt verstrekt in uw curriculum vitae en begeleidend schrijven.
De informatie die u op ons sollicitatieformulier hebt verstrekt, inclusief naam, titel, adres, telefoonnummer, persoonlijk e-mailadres, geboortedatum, geslacht, arbeidsverleden, kwalificaties.
Alle informatie die u ons verstrekt tijdens een sollicitatiegesprek.
Online antwoorden op onze gedragsquiz als onderdeel van uw sollicitatieproces

We kunnen ook de volgende "bijzondere categorieën" van gevoeligere persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken:

Informatie over uw ras of etniciteit, religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid en politieke opvattingen.
Informatie over uw gezondheid, inclusief medische aandoeningen, gezondheids- en ziektegegevens.
Informatie over strafrechtelijke veroordelingen en misdrijven.

4. Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?

We verzamelen persoonlijke informatie over sollicitanten uit de volgende bronnen:

U, de sollicitant.
Uw genoemde referenten, van wie we de volgende categorieën gegevens verzamelen:
naam, adres, persoonlijk e-mailadres, geboortedatum, burgernummer, functienaam, arbeidsverleden

5. Hoe wij informatie over u zullen gebruiken

We gebruiken de persoonsgegevens die we over u verzamelen om:

Uw vaardigheden, kwalificaties en geschiktheid voor de functie te beoordelen.
Waar nodig achtergrond- en referentiecontroles uit te voeren.
Met u te communiceren over het sollicitatieproces.
Gegevens bij te houden over onze sollicitatieprocessen.
Te voldoen aan wettelijke of regelgevende vereisten.

Het is in ons legitieme belang om te beslissen of we u in functie willen benoemen, omdat het nuttig zou zijn voor ons bedrijf om iemand in die functie te benoemen.

We moeten ook uw persoonsgegevens verwerken om te beslissen of we een arbeidsovereenkomst met u aangaan.

Na uw aanvraag (CV en sollicitatieformulier) te hebben ontvangen, zullen wij die informatie vervolgens verwerken om te beslissen of u voldoet aan de basisvereisten om op de shortlist te worden geplaatst voor de functie. Als dat zo is, zullen we beslissen of uw sollicitatie sterk genoeg is om u uit te nodigen voor een interview. Als we besluiten u te bellen voor een gesprek, gebruiken we de informatie die u ons tijdens het sollicitatiegesprek heeft gegeven om te beslissen of we u de functie willen aanbieden. Als we besluiten u de functie aan te bieden, nemen we vervolgens referenties op voordat we uw benoeming bevestigen.

6. Als u geen persoonlijke informatie verstrekt

Als u door ons verzochte informatie niet verstrekt, die voor ons noodzakelijk is om uw sollicitatie te beoordelen (zoals bewijs van kwalificaties of werkgeschiedenis), kunnen we uw sollicitatie niet met succes verwerken. Als we bijvoorbeeld een kredietcontrole of referenties voor deze functie vereisen en u ons geen relevante gegevens verstrekt, kunnen we uw sollicitatie niet verder behandelen.

7. Hoe wij bijzonder gevoelige persoonsgegevens gebruiken

We zullen uw bijzonder gevoelige persoonsgegevens op de volgende manieren gebruiken:

We gebruiken informatie over uw handicapstatus om na te gaan of we tijdens het sollicitatieproces gepaste aanpassingen moeten verschaffen, bijvoorbeeld of er tijdens een test of gesprek aanpassingen nodig zijn.
Wij zullen informatie over uw ras of nationale of etnische afkomst, religieuze, filosofische of morele overtuigingen, of uw seksuele leven of seksuele geaardheid gebruiken om een zinvolle monitoring en rapportage van gelijke kansen te waarborgen.

8. Informatie over strafrechtelijke veroordelingen

We voorzien niet dat we informatie over strafrechtelijke veroordelingen zullen verwerken.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

U zult onderworpen worden aan beslissingen die een grote impact op u hebben, uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde besluitvorming, via onze eerste gedragsquiz. U kunt echter solliciteren voor de functie zonder het geautomatiseerde proces te doorlopen door een e-mail te sturen naar careers@easyhotel.com

10. Gegevensbeveiliging

We hebben passende veiligheidsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, op een ongeoorloofde manier gebruikt of geopend, gewijzigd of openbaar gemaakt worden. Bovendien beperken we de toegang tot uw persoonsgegevens tot die werknemers, vertegenwoordigers, contractanten en andere derden die een zakelijke behoefte hebben om te weten. Zij zullen uw persoonsgegevens alleen in onze opdracht verwerken en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht. We hebben procedures ingesteld voor het omgaan met vermoedelijke inbreuken op persoonsgegevens en stellen u en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte van een schending als dit wettelijk verplicht is.

11. Bewaring van gegevens

We bewaren uw persoonsgegevens gedurende een periode van 6 maanden nadat we u onze beslissing hebben meegedeeld over het al dan niet benoemen van u in functie. We bewaren uw persoonsgegevens in deze periode zodat we in het geval van een juridische vordering kunnen aantonen dat we kandidaten niet hebben gediscrimineerd op verboden gronden en dat we de sollicitatieprocedure op een eerlijke en transparante manier hebben uitgevoerd. Na deze periode zullen we uw persoonsgegevens veilig vernietigen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Als we uw persoonsgegevens in een bestand willen bewaren, op basis van het feit dat er in de toekomst nog een mogelijkheid kan verschijnen en we u hiervoor willen overwegen, zullen we u afzonderlijk schrijven, waarbij we uw expliciete toestemming vragen om uw persoonsgegevens te bewaren voor een vaste periode met die grondslag.

12. Rechten op inzage, correctie, wissen en beperking

Uw rechten in verband met persoonlijke informatie, onder bepaalde omstandigheden, volgens de wet heeft u het recht om:

Inzage te vragen in uw persoonsgegevens (bekend als een "inzageverzoek van een betrokkene"). Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die we over u bewaren en controleren of we deze op rechtmatige wijze verwerken.
Correctie te verzoeken van de persoonsgegevens die we over u bewaren. Hierdoor kunt u eventuele onvolledige of onjuiste informatie die we over u hebben corrigeren.
Wissen te verzoeken van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen om persoonsgegevens te wissen of te verwijderen als er geen goede reden is om deze verder te verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonlijke informatie te wissen of verwijderen wanneer u uw recht op bezwaar tegen verwerking hebt uitgeoefend (zie hieronder).
Bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens, waar we gebruik maken van een legitiem belang (of die van een derde) en er in uw specifieke situatie iets is waardoor u bezwaar wilt maken tegen verwerking op deze grond. U hebt ook het recht om bezwaar te maken wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketing-doeleinden.
Beperking van de verwerking te verzoeken van uw persoonlijke gegevens. Hiermee kunt u ons vragen om de verwerking van persoonsgegevens over u op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan of de reden voor de verwerking ervan vaststellen.
De overdracht verzoeken van uw persoonsgegevens aan een andere partij.

Als u uw persoonsgegevens wilt controleren, verifiëren, corrigeren of verwijderen, bezwaar wilt maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt verzoeken om een kopie van uw persoonsgegevens naar een andere partij te verzenden, neem dan schriftelijk contact op met de afdeling personeelszaken.

13. Recht om toestemming in te trekken

Toen u solliciteerde voor deze functie, heeft u op de datum van uw aanvraag aan ons toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken voor de sollicitatie. U hebt het recht om op elk gewenst moment uw toestemming voor verwerking voor dat doel in te trekken. Om uw toestemming in te trekken, kunt u contact opnemen met afdeling personeelszaken via careers@easyhotel.com. Zodra we een melding hebben ontvangen dat u uw toestemming hebt ingetrokken, zullen we uw sollicitatie niet langer verwerken en zullen, afhankelijk van ons bewaringsbeleid, uw data veilig verwijderen

14. Functionaris gegevensbescherming

We hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld om toe te zien op de naleving van deze privacyverklaring. Als u vragen hebt over deze privacyverklaring of over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, neemt u contact op met de functionaris gegevensbescherming via sars@easyhotel.com. U hebt het recht om op elk moment een klacht in te dienen bij de Information Commissioner's Office (ICO), de toezichthoudende autoriteit van het VK voor gegevensbescherming.

Houd er rekening mee dat de SARS-mailbox beperkt is tot alleen gegevensbeschermingsverzoeken. Correspondentie met betrekking tot andere zaken zal niet worden beantwoord en zal niet worden doorgestuurd, dus gebruik in plaats daarvan ons contactformulier.